Administración de Inventario

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Para la mayoría de los distribuidores mayoristas y minoristas el mayor activo del balance es su inventario. El grado de sofisticación por el cual las firmas manejan su inversión de inventario varía ampliamente de compañía a compañía. Para algunos distribuidores, los informes impresos se utilizan para determinar la cantidad de órdenes de compra como parte de un ciclo periódico de revisión de proveedores. Para otros, los compradores utilizan sistemas sofisticados de información que maximizan los niveles de servicio, optimizando los niveles y el surtido del inventario basados en modelos de demanda por artículo.

KOM International trabaja con las compañías de distribución mejorando los niveles de servicio y reduciendo simultáneamente los activos de inventario, mediante mejoras en los sistemas y procesos de administración de compras e inventario.

Los servicios de KOM International en administración de inventario incluyen.

• Auditoría en Compras
• Sistemas de Pronóstico y Compras
• Integración de las funciones de Compras y Distribución

Auditoría de Compras

KOM International ofrece auditorías y revisiones de la función de administración de inventario para evaluar si existen algunas oportunidades de mejora en la forma como se abastece el inventario. La intención de estas auditorías es la de detectar prácticas de compras inconsistentes, sistemas de software que no son aplicables según lo previsto o prácticas comerciales que están generando costos excesivos en el centro de distribución.

Algunos ejemplos de casos en que se necesitaría llevar a cabo una auditoría por parte de KOM son los siguientes:

• Los compradores son medidos según los niveles de servicio que prestan, teniendo poca o ninguna consideración en la utilización del espacio
• Se utilizan prácticas de compras que reducen niveles del inventario pero generan recepción excesiva y labores inútiles que no permiten percibir las ventajas de cualquier reducción de inventario
• La compra de artículos se realiza en cantidades múltiples, de tal forma que requiere trabajo excesivo para configurar las paletas de entrada y lograr que se acomoden adecuadamente a la estantería
• Se realizan pagos por fletes de entrada excesivos por desperdiciar oportunidades de consolidación de inventario

Para llevar a cabo una auditoría, KOM International realiza un estudio detallado de la información histórica de las órdenes de compra en forma conjunta con la información de ventas y de inventario, con el fin de evaluar los beneficios económicos que traería cambiar las prácticas de compras existentes. Es frecuente que las compañías experimenten beneficios significativos en la reducción del inventario, mejoras en los niveles de abastecimiento y reducción de la mano de obra del almacén.

Sistemas de Pronóstico y Compras

KOM International ayuda a las compañías que buscan invertir en tecnología de software para mejoras gerenciales, en el proceso de:

• Identificación de los requerimientos del negocio
• Selección de software
• Implantación del software

Existen numerosas aplicaciones de planeación de la demanda y compras en el mercado y muchas de ellas se especializan en sectores industriales o contextos específicos. KOM International proporciona la experticia para identificar rápidamente las soluciones adecuadas que deben ser evaluadas, basándose en el presupuesto y los requisitos del negocio.

Integración de las funciones de Compras y Distribución

Incluso en las compañías más sofisticadas, el nivel de integración entre las funciones de compras y distribución puede distar mucho de lo recomendable, generando ineficiencia y pérdida de utilidades.

Generalmente, los departamentos de compras y de distribución no reportan al mismo encargado dentro de la estructura organizacional. Cada departamento tiene sus propias metas que cumplir, que no necesariamente buscan los mismos beneficios que los objetivos globales de la compañía. Algunos ejemplos son los siguientes:

• Un comprador ha iniciado un programa de administración de inventario de compradores para reducir los niveles de inventario, recibiendo diariamente una línea de producto de un proveedor. Sin embargo, el costo adicional de recepción y de almacenamiento en el centro de distribución es mayor que el beneficio de reducir activos de inventario.
• Los ajustes excesivos de inventario en el centro de distribución están haciendo penalizar a los compradores por manejar niveles de servicio pobres. Por otro lado, los compradores sobre-compran inventario para compensar los problemas de inexactitud.

KOM International ayuda a las compañías a mejorar el nivel de integración de las funciones de compras y distribución a través de cambios en el entrenamiento, los procesos, la estructura organizacional, las comunicaciones e informes y la tecnología.

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